Worum geht's
Wenn Geschäftliches und Privates über ein Konto laufen, hat das Finanzamt bei einer Prüfung einen sauberen Grund, in das komplette Konto zu schauen – Miete, Abos, Urlaub inklusive. Und wenn Ankäufe bar oder per PayPal "Freunde & Familie" laufen, fehlt für einen Teil deiner Ausgaben schlicht der Beleg. Fehlende Aufzeichnungen sind der klassische Einstieg in eine Schätzung nach § 162 AO – und Schätzungen fallen selten zu deinen Gunsten aus.
Schritt für Schritt
1. Konto trennen, bevor der erste Euro fließt
Eine gesetzliche Geschäftskonto-Pflicht gibt es für Einzelunternehmer nicht – die gilt für GmbH, UG und AG. Aber: In den AGB vieler Banken ist die gewerbliche Nutzung eines privaten Girokontos ausgeschlossen. Fällt das auf, kann die Bank kündigen. Prüf die AGB deiner Bank, bevor du es darauf ankommen lässt.
Praktisch brauchst du drei Dinge:
- ein Geschäftskonto für Ein- und Auszahlungen
- ein Zahlungskonto als Business-Account (PayPal & Co.), nicht dein privates
- eine Karte, die nur für Einkäufe benutzt wird
Was du privat brauchst, holst du dir als eine Überweisung mit Verwendungszweck "Privatentnahme". Nicht vierzig kleine Buchungen quer durchs Jahr.
2. Beim Ankauf niemals "Freunde & Familie"
Persönliche Zahlungen über die Freunde-und-Familie-Funktion sind bei PayPal ausdrücklich vom Käufer- und vom Verkäuferschutz ausgeschlossen. Für Warenkäufe ist die Funktion nicht vorgesehen; wer sie dafür nutzt, riskiert zusätzlich eine Kontosperre.
Dazu kommt der Nachweisteil: Eine F&F-Zahlung sieht in jedem Export aus wie ein Geschenk, nicht wie ein Wareneinkauf. Als Herkunftsnachweis bei einer Plattform-Echtheitsprüfung ist der Screenshot wertlos. Die Gebühr bei "Waren und Dienstleistungen" ist genau das: der Preis für Beleg und Absicherung.
3. EÜR heißt Zufluss und Abfluss – nicht Rechnungsdatum
Buchführungs- und Bilanzpflicht beginnt erst bei mehr als 800.000 Euro Umsatz oder mehr als 80.000 Euro Gewinn im Jahr (§ 141 AO). Darunter reicht die Einnahmenüberschussrechnung nach § 4 Abs. 3 EStG.
Dafür gilt § 11 EStG: Einnahmen zählen in dem Jahr, in dem sie dir zugeflossen sind, Ausgaben in dem Jahr, in dem du sie geleistet hast. Die eBay-Auszahlung am 3. Januar gehört ins neue Jahr, auch wenn der Verkauf im Dezember war. Nur für regelmäßig wiederkehrende Zahlungen kurz um den Jahreswechsel gibt es eine Ausnahme.
Wichtig für Marktplätze: Plattformen ziehen Gebühren direkt vom Erlös ab. Trotzdem erfasst du brutto – Verkaufserlös als Einnahme, Gebühr als Ausgabe. Nur den Auszahlungsbetrag zu buchen, drückt deinen Umsatz und ist falsch.
4. Ablage GoBD-konform aufsetzen
Die GoBD (BMF-Schreiben, zuletzt geändert am 14.07.2025) verlangen: nachvollziehbar, vollständig, zeitgerecht, geordnet und unveränderbar. Ein Ordner in einer Cloud, in dem du Dateien jederzeit überschreiben kannst, erfüllt das nicht.
Ersetzendes Scannen ist erlaubt – du darfst Papier nach dem Scan vernichten, wenn der Scan bildlich identisch ist, unveränderbar archiviert wird und du eine Verfahrensdokumentation hast. Die darf am Anfang eine Seite sein: wer scannt, womit, wie schnell nach Erhalt, wohin die Datei geht, wie sie gegen Änderung gesichert ist, wer Zugriff hat.
5. Fristen kennen
| Unterlage | Frist | Beginn |
|---|---|---|
| Bücher, Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse | 10 Jahre | Ende des Jahres der letzten Eintragung bzw. Aufstellung |
| Buchungsbelege (Rechnungen, Kassenbons, Kontoauszüge) | 8 Jahre | Ende des Jahres, in dem der Beleg entstanden ist |
| Rechnungen nach Umsatzsteuerrecht (§ 14b UStG) | 8 Jahre | Ende des Jahres der Ausstellung |
| Handels-/Geschäftsbriefe, sonstige steuerlich relevante Unterlagen | 6 Jahre | Ende des Entstehungsjahres |
Die 8 Jahre für Buchungsbelege gelten seit 2025 – vorher waren es 10. Läuft für den Zeitraum noch eine Festsetzungsfrist oder eine Prüfung, verlängert sich die Aufbewahrung entsprechend. Im Zweifel: nicht löschen.
6. Kassenbons am Kauftag digitalisieren
Thermopapier verblasst, teilweise innerhalb von Monaten. Lesbar bleiben muss der Beleg über die volle Frist – und die Nachweispflicht liegt bei dir. Also: Foto oder Scan am Tag des Kaufs, nicht beim Sortieren im Januar.
7. Ankaufbeleg bei Privatkäufen selbst erzeugen
Kleinanzeigen, Vinted, Flohmarkt: Es gibt keine Rechnung. Dann schreibst du einen Eigenbeleg mit Datum, Name und Anschrift des Verkäufers, Artikelbezeichnung, Größe/Seriennummer, Zustand, Preis, Zahlungsart. Dazu Zahlungsnachweis und Chatverlauf als PDF. Vorsteuer ziehst du daraus nicht – dafür fehlt der Steuerausweis.
8. Seriennummern und Zustandsfotos beim Wareneingang
Vier bis sechs Fotos pro Artikel, direkt beim Auspacken: Artikel gesamt, Label oder Tag, Seriennummer bzw. Produktionscode, Verpackung, jeder Mangel. Das ist deine Verteidigung gegen Retourenbetrug ("anderer Artikel zurückgeschickt") und die Grundlage, wenn eine Plattform-Echtheitsprüfung Herkunft und Zustand sehen will.
9. Eine Ablage für drei Zwecke
Ein Ordner pro Jahr, darin fünf Unterordner: 01_Einkauf, 02_Verkauf, 03_Bank, 04_Gebuehren, 05_Sonstiges. Dateiname immer gleich aufgebaut: 2026-03-14_Kleinanzeigen_85EUR_SKU-0142.pdf.
Die Klammer ist die SKU. Dieselbe Nummer steht auf Ankaufbeleg, Fotos, Listing und Verkaufsbeleg – damit beantwortest du "Was hat das gekostet?", "Woher stammt das?" und "Was hast du daran verdient?" mit einer Suche.
In Flipcheck vergibt das Inventar die SKU und hält Einkaufspreis und Belegzuordnung fest. Praktisch, wenn Ankaufbeleg, Fotos und Verkaufserlös auf einer Nummer zusammenlaufen sollen.
Details zur Marge pro Artikel stehen in der Deal-Formel, die Gebührenseite in der Gebührenkarte 2026.
Die teuersten Fehler
- Alles über das Privatkonto. Der Prüfer bekommt Einblick in Buchungen, die ihn nichts angehen – und die Bank kann dir wegen AGB-Verstoß kündigen.
- Ankauf per "Freunde & Familie". Kein Käuferschutz bei Fake-Ware, kein brauchbarer Herkunftsnachweis, Verstoß gegen die PayPal-Bedingungen. Bei einem Fake für 400 Euro ist der Verlust vollständig deiner.
- Nur den Auszahlungsbetrag buchen. Umsatz zu niedrig, Gebühren nicht als Betriebsausgabe angesetzt. Fällt bei jedem Abgleich mit dem Plattform-Transaktionsbericht auf.
- Bons erst am Jahresende sortieren. Verblasste Belege sind kein Nachweis mehr – die Ausgabe fällt raus, die Vorsteuer gleich mit.
- Belege in einem frei überschreibbaren Ordner. Formell nicht ordnungsgemäß. Das allein liefert den Anlass für eine Hinzuschätzung, auch wenn inhaltlich alles stimmt.
Wenn's schiefgeht
- Nichts rückdatieren, nichts nachbauen. Ein nachträglich "aufgehübschter" Beleg macht aus einem Formfehler ein Strafverfahren.
- Lücken aus Zweitquellen rekonstruieren. Kontoauszüge, monatliche Transaktionsberichte von eBay, Amazon und Kaufland, PayPal-Aktivitätsexport, Chatverläufe, Versandbestätigungen. Jede Rekonstruktion als Eigenbeleg dokumentieren – mit dem echten Erstellungsdatum und dem Hinweis, dass es sich um eine Rekonstruktion handelt.
- Vor der Antwort an das Finanzamt einen Steuerberater einschalten. Bei einer Prüfungsanordnung oder einer Schätzungsandrohung entscheidet die erste Antwort viel. Welche Verfahrensweise für deinen Fall passt, kann nur jemand beurteilen, der die Unterlagen sieht.
Stand & Quellen
Stand: 07/2026